柏駅徒歩3分。千葉県で過払い金返還の相談なら、弁護士法人よつば総合法律事務所。

1.　書面の管理

（1）書面の保管、返還、保存

1. 書面は所属の弁護士・事務員以外の者の目に触れないように、最善の注意を払います。
2. 事件終了後、裁判所等に提出した書面は原則としてすべて依頼者にお返し致します。
3. 相談カード・判決文・和解調書などの依頼者情報の写しの書面は、倉庫にて事件終了後２年間保存します。
また、上記以外の書類で当方が特に指定した書面は、当法律事務所にて保管します。
4. 上記2の書面を当事務所にて保管することを依頼者が希望される場合は、事件終了時に別途協議をさせていただきます。

（2）書面の処分

1. 不要になった書面、誤って作成した文書は、シュレッダーにかけ裁断するか、専門業者に委託して書面を溶解処理します。
2. 当法律事務所にて保管していた書面は、事件終了から２年経過後に上記1と同様に書面の処分をします。 

（3）書面の送付

1. 受任事件処理の過程で作成した書面、または受領した書面は原則としてその都度依頼者に送付します。
2. 依頼者へ書面を郵送する場合は、依頼者が個人の場合は書面を自宅へ、法人の場合は書面を事務所へ、「よつば総合法律事務所」と記載した封筒にて送付します。ただし、申し出があった場合は書面の送付先または書面を送付する封筒を変更します。
3. 事件に関係しない事務所ニュース・年賀状・時候挨拶状などの文書を，法律事務所名でお送りする場合があります。但し，送付を希望しない場合は，いつでも申し出いただければ，送付を中止します。
4. ＦＡＸを利用する場合は、書面の送付先の番号に十分注意します。
5. 綿密な打ち合わせ等の必要からＥメールを利用することがありますのでご承知ください。希望されない場合は，Ｅメールを申し出ないか，送付を希望しない旨申し出てください。 

2.　電子情報の管理

（1）　データ等の持出し、コピー、送付

1. データの入ったパソコンの事務所外への持ち出しを原則禁止します。（判例検索等でのパソコンの持ち出しは致します。）また、事務職員の私有パソコンの業務への利用も禁止します。
2. 裁判所へ提出など止むを得ない場合、およびデータのバックアップ（データ破壊時などの復旧用）を除き、外部媒体（CD-ROM、フロッピーディスク、メモリーカード、外付け磁気ディスクなど）に原則としてコピーしません。但し、依頼事件を事務所外で打ち合わせなどにより処理するためまたは自宅等で処理するため、その処理に必要なファイルだけ外部媒体にコピーし、また、Ｅメールにて自宅等に送付することがあります。
3. 依頼者の同意のない場合は、やむを得ない場合を除き、Ｅメールにて送信しません。 

（2）　廃棄、処分

1. パソコンを処分する場合は、磁気ディスクの全データを消去後、専門会社に磁気ディスクの物理的破壊を委託します。
2.外部媒体を処分する場合は、物理的に破壊します。 

3.　個人情報の第三者への提供

 1. 依頼者の事前の同意がある場合その他個人情報保護法23条に定める場合を除き、個人情報を依頼者本人以外の第三者には提供しません。
2. 依頼者がお亡くなりになった場合の相続人からの情報提供の申し出に対しては、受任事件の性格、提供を求められた情報、提供を求める理由、必要性等を十分に検討のうえ、提供の可否を決定します。
3. 研究のための事例として訴状、判決書等を紹介する場合は、実際の書面の固有名詞を黒塗り、または一般的なものに置き換えて、当事者個人を特定できないようにした書面を作成します。

4.　情報開示（書面の情報開示）

1. 保管する書面について、依頼者本人からの書面の開示または書面の写しの交付の申し出に原則として応じます。但し、当事務所において法令または弁護士倫理上依頼者に開示できないと判断した書面については開示しないことがあります。
2. 事件終了後の書面の開示、書面の謄写の申し出に対しては、必要な費用を依頼者に請求させていただきます。 

5.　守秘義務の徹底（書面に関する守秘義務の徹底）

（1）　法律事務所内

1. 弁護士、事務員全員の守秘義務の徹底を図ります。
2. 認識の陳腐化を防ぐために、少なくとも年に1回、弁護士・事務員全員参加の会議で事例研究または改善案の検討を行います。 

（2）　法律事務所外

1. 書類処分会社、コンピュータ環境管理者などの業務委託先とは秘密保持契約を締結するか、もしくは書面にて契約書を提出させます。

6.　個人情報保護管理者（書面の管理者）

（1）　法律事務所内

1. 貴殿の個人情報保護については当事務所にて貴殿の事件を担当させていただく弁護士がその任を負います。
2. 当事務所の個人情報保護管理者は当事務所の弁護士大澤一郎です。 

平成20年4月１日作成

ここでは、書面の管理方法等についてご説明いたしました。